Flusso di lavoro prevedibile - Digitalisierung

Creazione di un'immagine originale della posta in entrata (conservare il documento in originale!):
Sono preferibili gli apparecchi multifunzionali oppure gli scanner che elaborano le pile di carta (AFD-Automatic Document Feeder) e che scannerizzano automaticamente le pagine fronte e retro (Duplex-Scan).
Formato: JPG oppure PDF. L'impiego di applicazioni per il rilevamento automatico del testo (OCR) facilita l’ulteriore elaborazione. Variante ottimale: files PDF esplorabili che riproducono l'immagine scannerizzata e riportano il risultato del rilevamento del testo. Consiglio: un software di scansione performante è in grado di garantire automaticamente entrambe le funzioni.
Qualora la conservazione dei documenti su supporto cartaceo non costituisse un'alternativa accettabile, si raccomanda la conservazione ai fini probatori di documenti scannerizzati e firmati elettronicamente muniti di un timbro che rechi la data di archiviazione. I fornitori di software per l’apposizione di firme elettroniche li trovate qui.

Alternativamente, tramite un sistema efficiente per la denominazione e l'archiviazione di documenti, oppure utilizzando un software per la gestione di documenti (Dokumentenmanagementsoftware – DMS) con cui i file esistenti possono essere organizzati e ricercati in modo chiaro.
I metadati aiutano a descrivere in modo più preciso i documenti.

Programmi di elaborazione testi conosciuti.
Consiglio: le soluzioni di Software più aggiornate possono aiutare a ricercare e ad analizzare il contenuto degli atti con parole chiave o regole. Upgrade: impiego di dispositivi di dettatura (anche per Smartphone): prestare attenzione alla sicurezza della trasmissione dei dati.

Indicazioni sull’ invio elettronico di dati seguiranno.

Prestare attenzione alla durata di conservazione dei dati. Un'archiviazione di lunga durata necessita di un formato PDF-A.