La trasformazione digitale dello studio legale - Digitalisierung

Come costruire lo studio legale digitale

All'inizio c'è la strategia

I grandi vantaggi della digitalizzazione possono essere realizzati solo se si considera la propria struttura organizzativa, si adattano i processi di lavoro dove appare necessario e si garantisce la compatibilità tra le singole componenti. Vale quindi la pena riflettere prima di lanciarsi in un investimento comunque impegnativo, e affrontare la questione in modo strategico.

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione?

 

 

Justitia 4.0 traccia una direzione di marcia in una sottoarea della digitalizzazione: L’amministrazione della giustizia non dovrà avvalersi di montagne di carta inviate per posta. Tuttavia, la digitalizzazione va ben oltre e offre molte opportunità che rendono il processo di lavoro e la propria organizzazione più efficienti e più piacevoli. Si pensi all'accesso ai dati e documenti dell’incarto dal proprio domicilio, all'utilizzo del numero di telefono aziendale mentre si è in viaggio o all'automazione totale di compiti di routine come la fatturazione. I maggiori vantaggi si realizzano quando la digitalizzazione viene affrontata strutturando e collegando in modo completo l'organizzazione e i singoli processi, piuttosto che adottando singole "soluzioni stand-alone". Vale quindi la pena di optare per un approccio strategico prima di lanciarsi in investimenti costosi.

Cosa fa parte di uno studio legale digitalizzato?

 

 

Se si vuole evitare che la comunicazione digitale con i tribunali si riduca ad essere considerata solo come un'"appendice" presto obbligatoria associata ad uno sforzo aggiuntivo, tutti i processi tipici di uno studio legale devono essere esaminati e - dove opportuno - supportati digitalmente. Questo riguarda essenzialmente la gestione dei dati master, i processi di lavoro e le funzioni di supporto.

 

Gestione dei dati master

Con una banca dati centrale di tutti i dati di comunicazione verso l'esterno, si può garantire che l'indirizzo più aggiornato sia usato in tutte le procedure, il numero di telefono possa essere composto direttamente dall'applicazione o possa essere scritta una e-mail senza rischi di errore nella digitazione dell’indirizzo; ma anche i conflitti di interesse possono essere facilmente evitati. Se qualcosa dovesse andare storto, per esempio in caso di omesso o errato inserimento della modifica di un indirizzo, questo può essere facilmente rintracciato e corretto ovunque, allo stesso tempo.

Processi di lavoro

I processi di lavoro principali di uno studio legale sono probabilmente la gestione dei file e la corrispondenza legale elettronica. Il software di gestione dei documenti è ideale per questo compito, poiché fornisce una chiara panoramica di un intero caso, comprensiva di tutti i documenti e processi, e li rende anche ricercabili, ad esempio, per (ri)trovare più rapidamente documenti importanti. Anche i file esterni, provenienti dai tribunali o dai clienti, possono beneficiare di questi processi di elaborazione.

Funzioni di supporto

In aggiunta ai processi primari, ci sono varie funzioni di supporto di cui può beneficiare uno studio legale. Questi includono la logistica, il controllo del carico di lavoro dei dipendenti, la fatturazione compresa la gestione dei solleciti, ecc. A seconda dell'organizzazione, una o più di queste funzioni possono anche essere facilmente digitalizzate.


Secondo un sondaggio effettuato dalla FSA nel 2019, circa due terzi degli studi legali (63%) utilizzano già un software di gestione per studi legali (dati di clienti, registrazione delle prestazioni, fatturazione), quasi la metà (43%) utilizza un software di gestione dei documenti (archiviazione e analisi dei documenti), e circa uno su cinque (22%) utilizza un sistema di gestione della clientela (gestione dei dati master). Più integrati sono questi dati, maggiore è il beneficio potenziale della digitalizzazione. Un prerequisito per la sua realizzazione è la facilità di utilizzo per l'utente. Informatevi presso i produttori sulla gamma di servizi che offrono e testate il software con tutti i dipendenti interessati prima di utilizzarlo.

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