Comment transformer numériquement son étude ? - Digitalisierung
Comment transformer numériquement son étude ?
La transformation numérique commence par la mise en place d’une stratégie
Le numérique ne présente ses atouts qu’en tenant compte de sa propre organisation, en ajustant si nécessaire les processus de travail et en assurant une pleine compatibilité entre les différents composants. Il est donc nécessaire d’examiner l’ensemble des paramètres et d’aborder la question de manière stratégique avant de se lancer dans des achats coûteux.
Qu’apporte la transformation numérique ?
Justitia 4.0 s’est fixé un cap à suivre : «L’accès au droit doit se faire sans déplacer des montagnes de papier ». La transition numérique offre pourtant de nombreuses autres opportunités qui facilitent et rendent les processus de travail et sa propre organisation encore plus efficaces. Il est dès lors judicieux de prendre le temps de se préoccuper de la transformation numérique de son étude à un stade précoce.
Comment réaliser la transformation numérique de son étude ?
La plateforme de justice numérique de la Confédération permettra d’ici quelques années d’échanger numériquement l’ensemble des actes judiciaires et administratifs. Il serait erroné de considérer cette plateforme comme un simple accessoire associé à des coûts supplémentaires pour l’étude d’avocats. En réalité, ce sont tous les processus de celle-ci qui doivent être réexaminés et, cas échéant, soutenus numériquement. Nous verrons ci-dessous que la transformation numérique s’articule autour de trois grands socles, à savoir la base de données de l’étude d’avocats, les processus de travail, ainsi que les tâches organisationnelles.
Grâce à une base de données centrale liée à toutes les données de communication externe, l’avocat/e peut s’assurer que pour toutes les procédures non seulement l’adresse la plus récente sera utilisée, lui permettant ainsi de passer un appel téléphonique directement au bon numéro ou d’envoyer un courriel à l’adresse actualisé de son destinataire, mais également de vérifier les éventuels conflits d’intérêts. L’utilisateur peut également corriger sur l’ensemble du système une information erronée, par exemple une adresse mal saisie.
La gestion de ses dossiers numériques et l’échange numérique des actes judiciaires ou administratifs devraient constituer la pierre angulaire des processus de travail. Dans ce contexte, il est judicieux d’installer un logiciel de gestion des documents, dès lors que celui-ci offre un aperçu de tous les éléments d’une affaire, y compris les documents et l’historique des démarches effectuées, tout en facilitant les recherches étendues, dans le but de facilement (re)trouver les acteurs principaux. Les dossiers externes, provenant des tribunaux ou des clients, peuvent également bénéficier de cette préparation.
Les processus de travail qui viennent d’être exposés s’accompagnent immanquablement d’un certain nombre de tâches auxiliaires. Il s’agit notamment de la logistique, le relevé des décomptes horaires des collaborateurs, la facturation, avec parfois le cumul de plusieurs paramètres (indemnisation des parties, assurances de protection juridique, etc.). Selon l’organisation mise en place, la transformation numérique se prête particulièrement bien à l’une ou plusieurs de ces tâches organisationnelles.
Selon le sondage mené par la FSA en 2019, environ 2/3 des études d’avocats (63 %) utilisent déjà un logiciel de gestion pour avocats (dossiers du client, décomptes horaires, facturation, etc.), près de la moitié (43 %) un logiciel de gestion de documents (recherche et archivage des documents) et environ un cinquième (22 %) un système de gestion des clients (au moyen d’une base de données). Les avantages du numérique sont prégnants si l’on aspire à un traitement intégré de toutes ces données. La condition de sa réalisation est une ergonomie bien compréhensible pour l'utilisateur. Renseignez-vous auprès des fabricants de ce type de logiciels et testez-les avec tous les collaborateurs/trices concerné/es avant de vous engager.
Downloads
- Auswertung Umfrage Cloud bei SAV-Mitgliedern
- Der Weg zur digitalen Kanzlei (vérsion française suivra)
- Umsetzung Digitalisierung - Schritt für Schritt (vérsion française suivra)