Wie baue ich die digitale Kanzlei? - Digitalisierung
Wie baue ich die digitale Kanzlei?
Am Anfang steht die Strategie
Die grossen Vorteile der Digitalisierung lassen sich nur erreichen, wenn die eigene Organisation bedacht und Arbeitsabläufe allenfalls angepasst werden und Kompatibilität zwischen einzelnen Komponenten sichergestellt ist. Es lohnt sich deshalb, vor einer teuren Beschaffung inne zu halten und sich die Mühe zu nehmen, strategisch an die Sache heranzugehen.
Was bringt mir die Digitalisierung?
Justitia 4.0 gibt eine Stossrichtung in einem Teilbereich der Digitalisierung vor: Der Weg zum Recht soll nicht mehr über postalisch verschickte Papierberge führen. Digitalisierung umfasst aber mehr und bietet viele Möglichkeiten, den Arbeitsprozess und die eigene Organisation effizienter und angenehmer zu gestalten. Zu denken ist etwa an den ortsunabhängigen Zugriff auf Akten aus dem Home-Office, die Verwendung der Geschäftstelefonnummer von unterwegs oder die Automatisierung von Routineaufgaben wie des Fakturawesens. Die grössten Vorteile eröffnen sich, wenn Organisation und Abläufe umfassend mit Blick auf die Digitalisierung strukturiert und verbunden werden, statt einzelne ‘Insellösungen’ zu nutzen. Es lohnt sich deshalb, vor einer allenfalls teuren Beschaffung strategisch an die Sache heranzugehen.
Was gehört zur digitalen Kanzlei?
Soll die digitale Übermittlung an die Gerichte im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs nicht nur als bald obligatorisches und mit Zusatzaufwand verbundenes ‘Anhängsel’ berücksichtigt werden, müssen alle Abläufe in einer Kanzlei beleuchtet und – wo sinnvoll – digital unterstützt werden. Dies betrifft grob unterteilt die Stammdatenbewirtschaftung, die Arbeitsprozesse und Unterstützungsfunktionen.
Mit einer zentralen Datenbank aller Kommunikationsdaten zu Aussenstehenden kann sichergestellt werden, dass man in allen Verfahren die aktuellste Adresse verwendet, kann direkt aus der Applikation die Telefonnummer gewählt oder eine E-Mail verfasst aber auch Interessenkollisionen einfach vermieden werden. Sollte mal etwas schiefgehen, z.B. eine Adressänderung nicht bzw. falsch erfasst worden sein, kann dies einfach nachvollzogen und überall gleichzeitig korrigiert werden.
Die primären Arbeitsprozesse einer Kanzlei dürften die Aktenführung und der elektronische Rechtsverkehr darstellen. Dazu bietet sich Dokumentenmanagementsoftwarean, die einen ganzen Fall, mit allen Dokumenten und Vorgängen übersichtlich darstellt und auch durchsuchbar macht, um beispielsweise wesentliche Dokumente schneller (wieder) zu finden. Auch externe Akten, von Gerichten oder Mandanten, können von dieser Aufbereitung profitieren.
Neben den primären Prozessen fallen in einer Kanzlei verschiedene Unterstützungsarbeiten an. Zu denken ist etwa an die Logistik, Auslastungskontrolle der Mitarbeiter, die Fakturierung (teilweise mehrfach bei Parteientschädigung und/oder RSV) samt Mahnwesen etc. Je nach Organisation können einzelne oder mehrere dieser Funktionen ebenfalls gut digitalisiert werden.
Gemäss SAV-Umfrage aus dem Jahr 2019 setzen bereits rund zwei Drittel der Kanzleien (63%) eine Kanzleimanagementsoftware (Mandantenakte, Aufwanderfassung, Fakturierung), fast die Hälfte (43%) eine Dokumentenmanagementsoftware (Dokumentenablage und -analyse) und rund jede fünfte (22%) ein Kundenmanagementsystem (Stammdatenbewirtschaftung) ein. Je integrierter diese Daten verwendet werden, desto höher ist der potentielle Vorteil der Digitalisierung. Bedingung zur dessen Realisierung ist eine gut verständliche Nutzbarkeit für den Anwender. Informieren Sie sich bei den Herstellern zum Leistungsangebot und testen Sie Software mit allen betroffenen Mitarbeitern vor ihrem Einsatz.