Absehbarer Workflow - Digitalisierung

Absehbarer Workflow

Bei Justitia 4.0 sind Posteingang und Postausgang elektronische Daten. In der im BEKJ geplanten Übergangszeit vorübergehend auch noch in Papier. Die Schritte dazwischen lassen sich gut digitalisieren.

 

Erstellen eines originalgetreuen Abbilds des Posteingangs (Originaldokumente aufbewahren!): Vorzuziehen sind Multifunktionsgeräte oder Scanner die Papierstapel verarbeiten (AFD-Automatic Document Feeder) und automatisch beide Seiten einscannen (Duplex-Scan). Dateiformat: JPG oder PDF. Der Einsatz einer Texterkennung (OCR) hilft bei der Weiterverarbeitung. Luxusvariante: Durchsuchbare PDF-Dateien die das eingescannte Bild und das Ergebnis der Texterkennung abbilden. Tipp: Wird von hochwertiger Scan-Software automatisch sichergestellt.
Falls das Aufbewahren von Papieren keine Alternative sein empfilet es sich zu Beweiszwecken die eingescannten Dokumente elektronisch zu signieren und mit einem Zeitstempel zu versehen. Anbieter von Signatursoftware finden sie hier.

 

Entweder eigenes, gut durchdachtes System für die Benennung und Ablage von Dokumenten oder Einsatz einer Dokumentenmangementsoftware (DMS) mit welcher sich umfangreiche Akten übersichtlich gestalten und durchsuchen lassen. Metadaten helfen die Dokumente näher zu beschreiben.

 

Gängige Textverarbeitungsprogramme. Tipp: Moderne Software-Lösungen können helfen, den Inhalt der Akten nach Stichwörtern oder Normen zu durchsuchen und analysieren. Ausbau: Einsatz von digitalen Diktiergeräten (auch über Smartphone): Sicherheit der Datenübertragung beachten.  

 

Hinweise zum elektronischen Versand folgen

 

Aufbewahrungsfristen beachten. Als Dateiformat für die Langzeitarchivierung bietet sich PDF-A an. Weitere dienliche Infos dazu finden sich hier.

 

Wichtig: der SAV gibt keine Produkteempfehlungen ab. Aufgeführte Beispiele sind exemplarisch. Soweit Herstellernamen oder konkrete Produkte genannt werden, stellt dies keine Wertung dar.